Hojas de cálculo con OpenOffice.org Calc

Introducción

Calc es la hoja de cálculo de OpenOffice.org y sirve tanto para su contabilidad privada como para la comercial. Para abrir Calc desde Writer haga clic en Archivo -> Nuevo -> Hoja de cálculo.

Después del inicio Calc presenta una tabla vacía que se compone de líneas y columnas. Las líneas se enumeran de arriba abajo y las columnas se identifican con las letras del alfabeto. En el lugar en el que se cruzan una línea y una columna, se encuentra una celda. Cada celda dispone de una dirección única; z. B. con la dirección B3 se identifica la tercera línea de la segunda columna (B). La identificación de la celda se muestra también en la parte superior izquierda de la ventana cuando la celda está activa.

Cada línea puede, aunque no necesariamente, tener un cierto contenido. Los contenidos posibles son cifras, texto, la fecha, el tiempo, monedas, etc. y – muy importante – ¡fórmulas matemáticas!

La celda puede estar activa o no, pero en cada momento sólo es posible tener única celda activa. La celda activa se identifica por un marco grueso de color negro alrededor de la misma. Para cambiar de celda activa, se pueden usar las teclas del cursor o bien seleccionar la celda activa con un clic del mouse. Cuando una celda está activa, se puede manipular.

Modificar los atributos de las celdas

Para introducir algo dentro de una celda, no hace falta nada más que empezar a escribir. Todos los textos se alinean por defecto en la izquierda y los números en la derecha. Después de introducir algo se termina pulsando Enter. Para cambiar el formato de las cifras, se puede pulsar el botón derecho del mouse para abrir un menú contextual. Con la opción Formatear celdas…, se puede abrir una ventana para configurar el formato de los números. La ventana contiene seis pestañas que engloban los atributos de las celdas y que de izquierda a derecha son: números, fuente, alineación, borde, fondo y protección. (véase figura 9.8: “Cuadro de diálogo para configurar celdas”):

Figura 9.8. Cuadro de diálogo para configurar celdas

Cuadro de diálogo para configurar celdas
Números

Selección de la categoría de números como, por ejemplo, porcentaje, moneda, fecha, hora, etc. El formato seleccionado determina el número de los decimales y/o ceros iniciales.

Fuente

Definición del tipo, del estilo y del tamaño de fuente.

Opciones de escritura

Con esta tabla puede realizar configuraciones adicionales de escritura. Las posibilidades van desde subrayado y tachado a efectos de relieve, sombreado y contorno.

Alineación

Definición de la posición horizontal o vertical del contenido de la celda. También se puede determinar la dirección de escritura.

Borde

Se puede poner un marco a la celda al igual que se puede definir sombra, estilo y grosor de línea.

Fondo

Define el color de fondo de una celda.

Protección

Impide la modificación volutaria o involuntaria de la celda una vez activada la opción Protegido.

Un ejemplo de Calc: gastos mensuales

En OpenOffice.org se puede realizar cálculos mediante fórmulas. Introduzca los números en las celdas. Debido a las exactas coordenadas de las celdas, puede realizar cálculos con esos números.

Un buen ejemplo es el control de sus gastos mensuales. En la siguiente tabla (muy simplificada) puede observar las posiciones:

Figura 9.9. Un ejemplo de hoja de cálculo en Calc

Un ejemplo de hoja de cálculo en Calc

La celda B3 contiene la factura de teléfono para el mes de enero y B4 indica el gasto mensual en gasolina. Lo que le interesa es el gasto total, por lo que en este caso se suman los dos gastos individuales. Para ello se introduce en la celda B5 la siguiente fórmula:

= B3+B4

El resultado se muestra en la misma celda en la que se ha introducido la fórmula B5. ¡Ya está hecho el primer cálculo! En caso de haberse equivocado con el valor de alguna factura, no hace falta nada más que corregir este valor y el valor de la suma se actualiza automáticamente.

Aparte de las cuatro operaciones básicas, Calc soporta muchas operaciones adicionales. Puede acceder a la lista detallada mediante el menú Insertar, después Función…. Las funciones están ordenadas por categorías. Para ampliar la tabla z. B. con una línea entre Gasolina y Suma, basta con hacer clic con el botón derecho del mouse sobre 5. Se abre un menú contextual en el cual se puede seleccionar la opción Insertar fila. En seguida se añade en la línea 5 una nueva fila y se puede añadir el texto deseado.

Es obvio que después de una cierta cantidad de items a sumar, la introducción de las fórmulas resulte laboriosa. En caso de tener varios items en la columna A que se han de sumar, existe una solución más práctica: Utilice la función SUMA.

Para realizar esto, sencillamente introduzca esta fórmula en del campo B6:

= SUMME(B3:B5)

La alternativa es introducir el símbolo de suma (Sigma) para después indicar el área manualmente.

Esta fórmula suma todas las cifras que se encuentran entre B3 y B5, ambos incluidos. Si se deben sumar muchas filas resulta más práctico indicar el rango así, ya que de este modo no es posible olvidarse de ninguna. También se puede indicar varios rangos diferentes.

Para indicar un rango de celdas en las ocasiones en que se ha de operar muchas filas, el comienzo y el final se separan por :. Varios rangos se separan con un (;). Así la siguiente fórmula:

= SUMME(B3:B5;D3:D5)

suma todas las celdas entre B3 y B5 así como entre D3 y D5. En realidad se trata de una expresión abreviada, pero totalmente equivalente a: = B3+B4+B5+D3+D4+D5

Lo mejor es probar las múltiples posibilidades que ofrece StarCalc y, cuando haga falta, acceder a la ayuda.

Crear diagramas

Para generar un buen diagrama con entradas para varios meses, se amplía la tabla con celdas nuevas. Inserte un para de meses más en la línea 2. La tabla se convierte en lo que muestra la figura 9.10: “Ejemplo de tabla ampliada”.

Figura 9.10. Ejemplo de tabla ampliada

Ejemplo de tabla ampliada

Primero marque el área entre A2 y E5. El texto se ve invertido en blanco sobre negro.

Para crear el diagrama seleccione en el menú Insertar la opción Diagrama…, tras lo cual aparecerá un cuadro de diálogo, que le permite variar la selección de celdas hecha, z. B. si la primera fila o columna no contiene valores sino una descripción. Normalmente los valores indicados son los correctos por lo que se puede pulsar directamente Siguiente.

Todo el cuadro de diálogo de configuración de un diagrama se compone de cuatro páginas. La única realmente interesante se muestra en la figura 9.11: “Selección del tipo de diagrama”.

Figura 9.11. Selección del tipo de diagrama

Selección del tipo de diagrama

En la ventana se muestran los tipos de diagrama disponibles. Entre ellos están los diagramas de columnas, de superficies, de barras, etc. Al lado izquierdo de los ejemplos se encuentra una previsualización de los datos.

Para el ejemplo dado, lo más razonable es un diagrama de líneas, pero evidentemente se puede seleccionar otro a gusto propio. Tras hacer clic en Avanzar, puede elegir entre distintas variantes del diagrama de líneas. Las variantes son: con o sin símbolos, apilados, en porcentajes o como regresión cúbica. Para este ejemplo seleccione Símbolos (el cuarto icono por la izquierda). Si activa también Representación de texto en previsualización, los rótulos de la abscisa (o sea Enero, Febrero, etc.) y los valores de la ordenada (eje Y) se mostrarán en el diagrama. Además se añade una leyenda en el lado derecho.

En la página siguiente, se puede dar un nombre al diagrama, así como a los ejes. Para el ejemplo dado, el título es Resumen de gastos y en el eje Y incluya la moneda Euro. Por defecto el eje X está desactivado, pero evidentemente también se puede añadir allí un texto. Al pulsar el botón Crear, el diagrama aparece dentro de la hoja de cálculo. La figura 9.12: “El ejemplo de diagrama acabado” muestra la imagen final.

Figura 9.12. El ejemplo de diagrama acabado

El ejemplo de diagrama acabado

Otro ejemplo: importar tablas

Es bastante frecuente tener cierta información en forma de tablas (z. B. tarifas telefónicas, listas, cotizaciones de bolsa) que quisiera importar como tabla de Calc.

Hay dos formas de importar ese tipo de información en Calc.

1ª posibilidad:

Importar del portapapeles z. B. para importar cotizaciones de bolsa a una hoja de cálculo, abra la página web favorita con datos de la bolsa y marque con el mouse la tabla con las cotizaciones. Según el navegador que utilice, puede que haga falta entrar a una opción llamada Copiar, con lo que el texto marcado quedará en el portapapeles.

En OpenOffice.org abra una hoja de cálculo nueva en Archivo -> Nuevo -> Hoja de cálculo. Después seleccione la celda a partir de la cual se deben introducir los datos; pulse después sobre Pegar en el menú Editar. Así toda la tabla quedará insertada en la hoja de cálculo con todos los hiperenlaces, etc.

2ª posibilidad:

Otro ejemplo: importar tablas

Importar con un filtro Si dispone de un archivo HTML que quiere importar a Calc, seleccione dentro del menú Archivo la opción Abrir…. Dentro de la ventana que se abre, elija como Tipo de archivo HTML (OpenOffice.org Calc). Utilice las flechas para navegar por la lista de los tipos de archivos.

Ya no falta más que seleccionar el nombre de archivo y pulsar sobre Abrir; a continuación se importará la tabla.